|
Fase 2: Når planen åpnes i fase 2 ser den i utgangspunktet ganske lik ut som den gjør i fase 1, men det er noen nye ikoner som er aktivert. Det vil også være endret bakgrunnsfarge på noen av cellene.
Det er ingen krav til at man skal endre på de opprinnelige ønskene fra Fase 1, men leder kan se på hvem som har vært fleksible og "hjulpet avdelingen" og hvem som ikke har gjort det når arbeidsplanen skal ferdigstilles i Fase 3. De som frivillig har endret på sine vakter iht. avdelingens behov vil kanskje ikke bli "tvangsflyttet" på samme måte som de som ikke har "hjulpet avdelingen". I tillegg vil slike frivillige endringer i fase 2 kunne gi vetopoeng.
I denne fasen har du mulighet til å flytte deg fra en vakt som det er for mange ansatte på ("overdekket"), eller flytte deg til en vakt der det er for få ansatte ("underdekket"). Dersom du flytter deg, hjelper du avdelingen. Dermed kan du opptjene Vetopoeng dersom det er laget poengregler for ønskeplanperioden.
Der det er varsel ikoner i cellene kan du klikke på ikonet for å vise en popup som gir deg ytterliggere informasjon om feil/mangler (advarsel, feil og brudd vises i tillegg i registreringsstatus). Popup meldingen må lukkes ved å klikke på det røde krysset oppe til høyre for å komme videre. Grønn skravering: De grønn skraverte cellene er dager hvor behovet fra bemanningsplanen er dekket opp – det vil si at du ikke vil kunne endre dine opprinnelige ønsker disse dagene, da dette vil medføre at det blir mangler i sum/behov i planen. Unntaket er dersom leder har tillatt at ansatte kan låse opp slike ”Ok-vakter” X antall ganger. I disse tilfellene vil man i nedtrekksmenyen i cellen ha valget ”Lås opp og fjern”. Endring av en vakt som det i utgangspunktet er behov for, er ikke til hjelp for avdelingen og vil derfor ikke gi vetopoeng.
Overdekket vakt: Enkelte celler har et blått + (pluss) tegn. Dette er dager hvor det er for mange ansatte på jobb med den aktuelle vaktkoden (eventuelt vaktkategorien) i forhold til behovet fra avdelingens bemanningsplan. Dersom du klikker på pluss tegnet vil du få en liste som viser hvor mange vetopoeng du vil tjene på å fjerne vakten som er overdekket, og eventuelt vises de vaktkodene du kan endre til og hvor mange vetopoeng du kan tjene på å endre til disse.
Dersom du finner en kode du vil sette inn kan du velge denne rett fra lista – koden settes da inn i cella og listen lukker seg.
Underdekket vakt: I de cellene der det er et rødt – (minus) tegn er det for få ansatte på jobb. Klikker du på minus tegnet vil du få en liste med vaktkoder du kan sette inn for å hjelpe avdelingen og hvor mange vetopoeng du vil tjene ved å sette inn de ulike vaktkodene (forutsetter at det er laget poengregler for ønskeplanperioden). Også her kan du klikke rett i lista på den vaktkoden du ønsker å sette inn.
Automatisk beregning: Mens du holder på i fase 2 vil beregninger av saldotid etc. oppdateres fortløpende etter hvert som du justerer de opprinnelige ønskene dine, og så lenge du er innenfor min/maks grensene som er definert vil du kunne lagre planen din i fase 2.
Snu celler: Legg merke til at dersom du snur cellene, vil disse nå vise 3 verdier – det vil si den siste vaktkoden som er lagret på planen din fra både baseplanen, ønskene i fase 1 og ønskene i fase 2.
Ferdigstille ønsker: Når du har gjort de justeringene du ønsker så kan du krysse av for ”Jeg anser meg ferdig med fase 2” og deretter lagre planen, slik at den vises med grønt flagg for å indikere at ønskeplanen er fullført ovenfor leder eller den som administrerer ønskeplanen. Dersom du ikke krysser av i dette feltet vil det vises en gul varsel trekant som indikerer at ønskeplanen er påbegynt, men ikke endelig ferdig.
Forklaringer til de ulike valg/knapper/visninger: Øverst til høyre i vinduet (ved siden av Hjelp) finnes en knapp for utskrift av ønskeplanen i nåværende "tilstand". Du vil her få skrevet ut hele planen med eventuelle feilmeldinger og advarsler, sammendrag og vaktkategoristatistikk.
"Utvidet informasjon": kan slås på for å vise mer informasjon i hver celle. Du vil da se klokkeslett for den aktuelle vaktkoden som er satt inn i cellen. Du vil også se eventuelle vakter fra vaktbok på den aktuelle avdelingen. Dersom du jobber på flere avdelinger vil det ikke vises eksakt hvilken avdeling vakten er på, kun "vaktbok". Denne visningen vil for eksempel være til nytte dersom du ønsker deg en A1 vakt og du allerede er satt opp på en A vakt i vaktboka.
"Snu synlige celler": kan brukes for å snu alle cellene i planen og se informasjonen som ligger på baksiden. Her vil du se historikk over hvilken vakt som opprinnelig var satt opp i tidligere fase for den aktuelle dagen.
Huk på både "Utvidet informasjon" og "Snu synlige celler": Viser en oversikt over vakter i fase 0 (Baseplan), fase 1 (Ønskefase) og fase 2 (Hjelpefase). Dersom det er lagt inn fravær i cellene vises dette med et ikon og hvilken fraværskode som er blitt brukt.
"Vis nattevaktplassering": Krysser du av her vil du få frem en grønn pil på alle nattevakter som indikerer om nattevakten starter dagen før (peker mot venstre) eller om den starter denne dagen og går til neste dag (peker mot høyre).
"Vis uken før og etter": Viser informasjon om vakter uken før denne perioden starter og uken etter at denne perioden slutter. Vil også vise vakter som ligger i vaktbok eller i andre planer på disse ukene.
Registreringsstatus: (meldinger) Dersom det er advarsler/feil i planen vises dette med et gult eller rødt symbol oppe i høyre hjørne, og det vil vises hvor mange advarsler/feil det er i planen. Om du klikker på linken under registreringsstatus vil du se disse meldingene. Du vil ikke få lagret ønskeplanen så lenge det er ulovlige verdier (rødt symbol) i planen. Når symbolet er grønt er planen lovlig og lagre knappen er tilgjengelig.
Ønskeplanen: På venstre side i ønskeplanen er det en kolonne som viser kalender uke og arbeidsplan uke, og på høyre side vises ukesum i timer pr. uke. På midten av oversikten finner du selve ønskeplanen fra mandag til søndag. Øverst i hver av cellene står det dato, eventuelt en vaktkode på midten og nederst finner du ulike symboler med ulike funksjoner. Søndager og helligdager vises med rød skrift - holder du musepekeren over helligdagen viser den hvilke helligdag det er. Oversikten viser kun 6 uker. Dersom planen er over flere uker må du scrolle deg nedover i lista for å se disse.
Registrere vakter i planen i fase 2: I fase 2 vil enkelte celler være "låst" dersom det er behov for den vakten du ønsket i fase 1. Avhengig av innstillingene for ønskeplanperioden vil det kunne være mulig å låse opp slike celler. På dager hvor det er for mange eller for få ansatte som har ønsket seg vakt vil cellene enten ha + (pluss) eller - (minus) symbol. Ved å klikke på ikonet vil du få opp en oversikt over hvilke vakter som er tilgjengelig og evt. hvor mange vetopoeng du kan tjene ved å endre på vakten din.
Det er også mulig for brukeren å enten skrive inn den vaktkoden direkte i cellen eller bruke menypilen ved siden av inntastingsfeltet for å velge vaktkode eller en annen funksjon. Når du har skrevet inn vaktkoden direkte vil ønskeplanen i fase 2 sjekke om det er behov for den koden på den aktuelle dagen. Om du legger inn en vakt med en vaktkode som er feil/ulovlig vil cellen få rød bakgrunnsfarge, og et rødt symbol vises nede i venstre hjørne av cellen med en forklaring på hva som er feil. Ved å holde musepekeren over feilsymbolet vil det vises en melding med forklaring på hva som er feil. Denne meldingen vil også vises i Registreringsstatus og "Lagre" knappen vil være deaktivert så lenge det er feil i planen. Listen med tilgjengelige vaktkoder i nedtrekksmenyen vil i fase 2 være filtrert og viser kun vaktkoder som det er behov for den aktuelle dagen.
Utjevning av vakter fra baseplan vil alltid bli fjernet dersom en vakt i ønskeplanen manipuleres av brukeren. For å få tilbake en utjevnet vakt fra baseplan må man bruke funksjonen "Sett baseplan".
Meny funksjoner: Sett vaktkode: Gir deg en meny med ulike vaktkoder på avdelingen som kan benyttes i denne cellen, og menyen er gruppert på Vaktkategoriene du benytter. I fase 2 vil tilgjengelige vaktkoder være avhengig av avdelingens behov denne dagen. Sett frikode: Gir deg en meny med frikoder som kan benyttes i denne cellen. Dagsfravær: Gir deg en meny med de fraværskodene som det er lov å benytte på enkelt dager. Ukesfravær: Gir deg en meny med de fraværskodene som det er lov å benytte på hele uker. Eksempel, hvis du setter inn et ukesfravær på en tirsdag så vil fraværet gå fra tirsdagen til neste mandag. Veto: Ikke tilgjengelig i fase 2. Blank ut: Sletter innholdet i valgt celle.
Fravær i ønskeplan: Du har mulighet til å legge inn fravær i ønskeplanen. Når det er lagt inn et fravær får cellene en lilla bakgrunnen som angir at det er satt inn ønske om fravær i planen. Og ikonet nede i venstre hjørne (utgangsdør) inneholder nå et hint om hvilken type fravær som er satt inn. For å oppheve ønsket om fravær kan du klikke på en av cellene i fraværsperioden og velge for eksempel ”Ukefravær” på nytt – da oppheves fraværs ønsket og cellen vil bli normal igjen.
Andre på vakt: (kan slås av) Nederst i hver celle finner du et ikon med to mennesker. Klikker du på dette ikonet, vil du få en liste med andre ansatte som er på vakt denne dagen (får du ikke klikket på ikonet er det fordi det ikke er andre personer som har ønsket seg vakter den dagen).
Snu celler: På høyre side nederst i cellen finner du også et ikon med en grønn ”pil”. Klikker du på denne snur cella seg og du ser informasjonen på baksiden av cella. Informasjonen på baksiden av cella viser historikk for de ulike fasene. Når ønskeplanen er i fase 2 vil det vises hvilken vakt som lå i baseplanen, hvilken vakt som ble valgt i fase 1 og det som er valgt nå i fase 2. Ved å holde musepekeren over feltene vil du se ytterligere informasjon.
Når du flytter musepekeren ut av cellen snus den tilbake igjen automatisk. Det er også mulig å snu alle cellene samtidig (som beskrevet ovenfor) – da krysser du av øverst i venstre hjørne. Da blir alle cellene snudd og vises snudd inntil du fjerner krysset igjen.
Nedenfor selve planen vises ulik informasjon på følgende faner: Status: Arbeidstimer - antall arbeidstimer du skal ha i ønskeplanperioden i forhold til stillingsprosenten (dersom du ønsker deg eksakt stillingsprosenten din). Timer ønsket - antall timer du har ønsket deg å jobbe. Differanse - Antall timer i differanse mellom arbeidstimer og timer ønsket i ønskeplanperioden. Fleksible timer pr uke – Antall fleksible timer pr. uke kan angis på linjen i ønskeplanen i Gat. Disse timene vil bli medregnet i totalsummen (timer ønsket). Stillingsprosent - viser stillingsprosenten som den ansatte er satt opp med i ønskeplanen. Regelsett - kommer fra stillingsforholdet i Gat.
Bank: Viser de ulike bankene som er satt opp til å kunne brukes i MinGat. Inn - verdi du tar med deg inn i ny ønskeplanperiode fra tidligere ønskplanperioder. Tjent – kan være verdier som er opptjent i ønskeplanen (for eksempel saldotid) eller det kan være verdier som er lagt til i banken etter at ønskeplanperioden ble satt i fase 1 (for eksempel timer til avspasering). Brukt - dersom du benytter for eksempel veto eller legger inn ferie i ønskeplanen vil dette vises i denne kolonnen. Det kan også være fravær med trekk i bank som er registrert i Gat etter at ønskeplanperioden ble satt i fase 1 (for eksempel ferie). Ut - viser det du står igjen med i de ulike bankene når planen går over til neste fase.
Merk: Dersom musepekeren holdes over navnet på banken vises min og maks grensene for de ulike bankene. Spesielt for ansatte/linjer med Timelønnsberegning: ansatte i ønskeplan som har Timelønnsberegning på linjen vil IKKE få noen sjekk på min./maks. grenser for saldotid!
Vaktsummering: Viser antall vakter pr. vaktkategori (dag – aften – natt) den ansatte har satt seg opp på i ønskeplanperioden. Dersom det er angitt grenser for min og maks verdier pr. kategori og stillingsprosent vil dette også vises i listen (dersom ønskene som er lagt inn bryter med disse grenseverdiene vil dette vises med rødt).
Meldinger: Her kan du legge inn en melding til leder som leder igjen vil se på den aktuelle ønskeplanen. Dersom leder legger inn en melding fra ønskeplanen i Gat til den ansatte, vises dette når du logger deg på MinGat eller trykker på "Påminnelser" inne i MinGat. Meldingene vises som en systemmelding, eller om du åpner aktuell ønskeplan og igjen åpner "meldinger".
Forklaringer: Her vises ulike ikoner og markeringer som finnes i ønskeplanen, og hva de betyr.
Angre/Gjenta: Nederst i venstre hjørne finnes funksjoner for å angre og gjenta en handling/inntasting. Endringer følger den sekvensen de er gjort i. NB! Opplåsing av oppdekkede vakter i fase 2 kan ikke angres.
Vis Faner: Hvis du ønsker å ikke vise fanene "Status", "Vaktsummering", "Meldinger" og "Forklaringer" tar du bort huken i disse feltene.
Jeg anser meg ferdig i fase 2: Her kan du krysse av før du lagrer ønskene dine. Dette er da et signal til leder at du er ferdig med å legge inn ønsker – og det blir da lettere for leder å se hvem som har ønsket seg ferdig eller ikke. Når du har vært inne å endret noe i de ulike fasene og kun lagrer ønskeplanen uten å huke av for ”ferdig” vil det i listen over ønskeplaner vises en gul varseltrekant som indikerer at ønskeplanen er påbegynt. Men om du huker av i feltet "Jeg anser meg ferdig i fase 2" vil det vises et grønt flagg som indikerer at planen er fullført.
NB! Det er ikke noe ”bindende” med dette krysset – selv om du skulle anse deg som ferdig med å ønske kan du likevel gå inn igjen og endre ønskene dine så lenge planen er i samme fase!
Lagre: lagrer ønskene dine i basen (Knappen er deaktivert dersom du har kritiske feil i planen som må rettes opp).
Lukk: lukker ønskeplanen uten å lagre endringene.
|